Διαχείριση και διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων των διοικητικών αρχών της Χώρας.
Αναφορικά με τη διαχείριση και διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων των διοικητικών αρχών της Χώρας, η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των αρχείων των διοικητικών αρχών συντελεί στην αποτελεσματικότερη και ταχύτερη λειτουργία της δημόσιας διοίκησης, ενώ, ταυτόχρονα, συμβάλλει στην αποτύπωση της διοικητικής συνέχειας του κρατικού μηχανισμού και στην παροχή πλήθους πληροφοριών για τους διάφορους τομείς της κοινωνικής, οικονομικής, πολιτικής και πολιτιστικής ζωής του τόπου.
Σύμφωνα με το Νόμο 4610/2019 (Φ.Ε.Κ. Α΄/70/7-5-2019) τα αρχεία της Χώρας διακρίνονται σε τρεις κατηγορίες: 1. Δημόσια αρχεία (άρθρο 161), 2. Εκκλησιαστικά αρχεία και αρχεία Θρησκευτικών Κοινοτήτων (άρθρο 164) και 3. Ιδιωτικά αρχεία (άρθρο 165).
Δημόσια αρχεία «… χαρακτηρίζονται τα αρχεία που παράγονται από την ανώτατη πολιτειακή ηγεσία, όπως την Προεδρία της Δημοκρατίας, από τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς και την Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης, Γενική Γραμματεία Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου, τις δημόσιες υπηρεσίες, τις δικαστικές αρχές, τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, καθώς και τους λοιπούς οργανισμούς και επιχειρήσεις, που εμπίπτουν στο δημόσιο τομέα, σύμφωνα με την επόμενη παράγραφο, τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλακεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, τα ιδρύματα του Απόδημου ελληνισμού.»
Ειδικότερα, το αρχειακό υλικό που παράγεται από τις διοικητικές αρχές, ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του (παρ. 1 και 2 του άρθρου 160 του ν. 4610/2019), χαρακτηρίζεται διοικητικό αρχείο.
Κατά συνέπεια, το θεσμικό πλαίσιο που ρυθμίζει την εκκαθάριση των δημόσιων αρχείων ισχύει όχι μόνον για τα έγγραφα σε χαρτώο υπόστρωμα, αλλά και το οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λ.π.), τα ηλεκτρονικά έγγραφα, καθώς και το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι [cd]), κ.ά. Σύμφωνα, δε, με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές αναπαραστάσεις, φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση.
Περαιτέρω και σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 161 του Ν. 4610/2019, τα «δημόσια αρχεία», με βάση τον κύκλο της ζωής τους, διακρίνονται:
α. στα «ενεργά», τα οποία περιλαμβάνουν τα έγγραφα που έχουν ακόμα υπηρεσιακή χρησιμότητα και είναι απαραίτητα για τη διεκπεραίωση των υποθέσεων των διοικητικών αρχών, στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους,
β. στα «ημιενεργά», τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων που αν και έχουν πάψει να θεωρούνται ενεργά, κατά τα ανωτέρω, δεν μπορεί να υποστούν εκκαθάριση διότι δεν έχει λήξει ο χρόνος διατήρησης, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει.
γ. στα «ανενεργά», τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων ο χρόνος διατήρησης των οποίων έχει λήξει, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει και δεν έχουν, πλέον, υπηρεσιακή χρησιμότητα για το φορέα παραγωγής τους.
δ. στα «αρχεία διηνεκούς χρησιμότητας», τα οποία, παρά την παλαιότητά τους, εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα και παραμένουν «ενεργά».
Β) Με τις διατάξεις του άρθρου 9 του Π.Δ/τος 162/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών», του άρθρου 9 του Π.Δ. 480/1985 «Εκκαθάριση των αρχείων των ΟΤΑ και των ιδρυμάτων Ν.Π.Δ.Δ. και συνδέσμων αυτών» και του άρθρου 9 του Π.Δ. 768/1980 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Ν.Π.Δ.Δ», όλες οι υπηρεσίες των φορέων του δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. έχουν την υποχρέωση να διατηρούν τα αρχεία τους, ανάλογα με τον τύπο των εγγράφων, για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους, κατά το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους, ώστε να αποφεύγεται η συσσώρευση και αλλοίωση του αρχειακού υλικού.
Η εκκαθάριση, δε, αυτή πρέπει να γίνεται με σύμφωνη γνώμη των Γ.Α.Κ., ενώ επισημαίνεται ότι, σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 162 του Ν. 4610/2019, απαγορεύονται:
α) οποιαδήποτε καταστροφή δημόσιων αρχείων χωρίς την έγγραφη άδεια των Γ.Α.Κ, και
β) η με οποιοδήποτε μέσο ή τρόπο αλλοίωση δημόσιου αρχείου, που μεταβάλλει την ακεραιότητα και την αυθεντικότητά του.
Για να δείτε όλο το έγγραφο του ΥΠΕΣ, κάντε κλικ εδώ…
Έφη Γιοβάνου
